假如你是大学生一天会有4-6节课需要上，上班族会有5-10件公事需要处理，另外还会有3-4件私事打算要做，2-3件突如其来的意外让你应接不暇，还会有许多琐碎事情：取快递、缴费、打酱油……纵观有十多件事情需要做，有不少人都会把每天要做的事情，列出一张清单做一个每日计划。此时往往会有一个很大的困扰：“每天列出来的“待办清单”常常做不到，最后真正成了“一直待办清单””。
今天我们就来聊聊：为何清单终成摆设？待办事情如此难办？这是人性的扭曲？还是道德的沦丧？
（如果已经了解过GTD，直接跳至经验分享及应用分享）
使用GTD来列清单
接下来涉及GTD时间管理方法，但并不是照搬照抄。不是每一个人都需要完整的GTD系统，对于我（甚至大部分人）来说掌握使用20%的功能/理论，就已经有很大的收益：「收集-处理-组织-执行-回顾」。
收集
我会把任何需要跟踪、记住、或者要做的事情放到 「收集箱」 中，这里我选择Microsoft TO-DO作为后续的演示范本，应用中的“任务”作为我的 「收集箱」 ：
这个 「收集箱」 可以是纸质实体（便利贴、手账），也可以是虚拟应用（便签、邮箱、印象笔记或TODO类APP）。关键在于统一输入，无论你使用那一种介质作为 「收集箱」 ，要将你接收信息全都集中到收集箱。
处理
我以“一个原则 两个目标”来处理 「收集箱」 里面的事情.
一个原则是 「两分钟原则」 ：任何事情如果花的时间少于两分钟，那么马上就去执行。
两个目标是：
- 每次只处理一条事情，所有事情都有相应的结果
- 处理是为了找出真正需要聚焦的待办
流程图会更容易被理解：
- 「清洗」：先用“两分钟原则”对所有事情进行一次清洗。例：“开发排期确认”可以直接发信息去询问时间，马上执行。
- 「转移」：有些事情可以委托/转移给他人完成。例：“跟踪问题”因为有足够的现象和数据，可以直接转移给开发人员进行调查。
- 「延期」：一些段时间不能马上完成的事情将其延期。例：“买笔记本电脑”如果在你的规划中，但是又不能轻易处理，最适合延期。
- 「删除」：既不是必须，也不能处理的事情可以直接删除。例：“买房”这种高难度事情不是我这个年纪需要考虑的，直接删掉。
处理的关键在于：「快」。经过以上四步，在“收集箱”中剩下的事情，就是今天今天真正所需要「聚焦」的待办。
组织
剩下需要聚焦的待办事项，不能被转移或延期、不能被删除，同样也没办法被马上执行。组织的意义就在于：
衡量这些待办是否达到处理要求，就看它是否能被放入一下两个分类：
「下一步」：对于每一个待办事项，都已经由明确出下一步行动。
「项目」：一个待办需要扩充或组合多个行动，才能达到目的，此时可以将待办转化成一个项目，进一步分解出可以被执行的下一步行动。
与前文提到的 「等待」 和 「将来」 ，共同组成了GTD的四大基础分类。
执行
一切的处理、组织，都是为了「执行」，前期的工作是为了“找些捷径让自己活得轻松点”，让自己尽可能少的拖延，积极的开始行动。
回顾
我会每周「回顾」自己的清单，将未被处理的信息进行处理，检查“等待”和“未来”列表中的待办，回顾虽然简单枯燥，但是为了保证事情不被积压，一定要坚持下来。同时要善于在回顾中，评估自己的效率和成果，不断调整自己处理和组织待办的方法思路。
经验分享
使用GTD系统最为宝贵的地方在于你组织待办事项的方法。一个好的组织方法已经成功了80%，剩下20%在于执行。也正是方法决定了你的“清单”是否沦为摆设。以下是我的一些个人经验。
学会分辨真假
据了解，清单沦为摆设的原因，首当其冲是待办写的事情太难开始了。就拿例子中的“写FLOW第三期文章”来分析，常人一看，就不会开始行动。因为它没有给你提供任何实际性“下一步行动”的信息，可以定义它是一个 「假性清单」 。
假性清单往往会让你有这样的困扰：
- 任务很难、不确定结果，拖延不做
- 项目量很大，容易被打断，一直等待大片时间空闲
- 无法评估耗时、无法得出衡量标准
合理组织待办
而组织待办事项的主要意义在于：「消除假性清单，促进事项启动」。我从实例中取三种类型的假性清单来讲讲，怎么合理组织待办。
- 倒推型：绘制商户后台原型
面对“绘制商户后台原型”的任务，我会问自己，绘制出原型的“上一个步骤会是什么？”，以下是我的脑回路的图示：
通过不停反复向自己追问这个问题，最终找到它的应该执行的第一步：“分析需求”，那么我就先对所有需求进行梳理。
- 分割型：写FLOW第三期文章
直接让我看着“写FLOW第三期文章”这个待办，我连开始写的欲望都没有。
所以我把第三期推文分割成1o个步骤，作为子待办列在清单中，并且把“FLOW”作为一个项目去管理。子待办按照自己能够行动为标准来进行分割，你还可以继续拆分下去。
经过组织后会发现，项目中有可能包含下一步行动，例如：“给应用增加某个功能”的项目中，下一步行动是今天进行“部门需求讨论”，那么它既属于项目又属于下一步，在实际操作上并不方便。
而Microsoft TO-DO中提供了“我的一天”这一模块，可以将各个分类中可以今天被执行的“下一步行动”全部添加进去统一显示。
- 试探型：跟踪不出单问题
应用经过测试后上线，某家商家反馈不出单，其原因是不可预测的，但必须进行排查。毫无头绪的时候，人下意识不会去执行，这个时候我列出可以尝试做的事情，试探性的寻找合理的解决方法。
时间没那么重要
例子中，有的任务（Learn to code）带有时间循环，并且设置了时间提醒。我实际使用上不会给待办增加时间提醒，只会增加 「截止日期」 防止逾期。不建议设置提醒更重要的原因是：时间提醒会让你感到压力更大，时间无法被掌控的感觉，容易让你产生畏惧。
这种无法被掌控，不是时间完全不受你的控制，更精确说是你无法知道哪一个时间才是 「可行的时间」 。因此在安排事情上，时间并没有那么重要，它对于我来说更多只是个「Deadline」。
以情景安排事情
我们可以尝试做这样的改变：
可以理解为Time和Moment的差别：
We meet at this time.
We meet at this moment…
前者是“我们在这个时候见面”，后者就是“我们在此情此景见面”，后者会更有故事感（原谅我在标点符号上做了手脚）。
不可否认，人是感性动物，因此“情景”会更易被人接受。当情景正确，那此时就是「可行的时间」，一切自然水到渠成。为待办定义一个合适的情景，作为开始行动的信号，其心理暗示作用尤为有效。
例如，
- 「一个人」的时候适合 「思考」 推文大纲；
- 在 「地铁上」 通勤的时候适合来 「安排整理」 待办；
- 「不想操作电脑」 的时候，适合 「用笔画」 产品流程
- 「不想创作」 的时候，适合去 「阅读」 博客，「复制粘贴」 搜集材料
- 下班 「等电梯」 的时候适合用来 「看」 粤知一二
只要能描述出什么状态下适合行动，都可以作为情景标签，用WHO、WHERE、HOW替代WHEN，列举：
本期APP指北
顺应这GTD火起来的各种APP太多，并且都大同小异，本期推荐从功能复杂程度推荐6款应用，温馨提示：使用较复杂的APP入门GTD比较合适：
- Simpletask
简单到可以为所欲为；
- Google Task
谷歌全家桶友好；
- Any.Do
界面简约，功能全面，交互友好；
- Microsoft TO-DO
收购自Wunderlist，支持多清单操作，支持Windows同步；
- TickTick
滴答清单，国产应用，更贴合实际使用场景；
- Todoist
功能强大，深受苹果用户的欢迎；
编者按
服了自己写个GTD都能写到「此情此景」「Moment」有的没的（官方吐槽）。
因为时间管理本质上，是了解自己心理、学会与自己相处的过程，或者是与自己玩心理战的过程。归根结底在于如何通过外界手段、主动行为，让自己心情愉悦、心悦诚服。总而言之，自我管理就像和自己谈恋爱。（自身先受一万点伤害）
本期是「如何立FLAG不被打脸」的完结篇，从立下量化目标开始，学会克服拖延、激励自我，再到基于GTD理论让FLAG变得可被推动。三篇的篇幅，笨拙的文笔，肯定不能马上让你360度转变，但这不妨是你改变的一个契机，和我一起改变自己的当下状态，走出舒适圈。
接下来还会继续写更多的自我管理话题，时间管理、专注与分神、执行力、职业规划、学习工具、职场工具等等，你们更希望是先了解什么话题？下周见。
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